| บริหารเวลาช่วงเดินทาง ใช้เวลาเดินทางให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจซึ่งต้องเดินทางเป็นประจำ หรือจำเป็นต้องใช้ระบบขนส่งมวลชนในบางครั้งก็ตาม คุณสามารถใช้ "เวลาว่าง" ในขณะเดินทางให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ ในบทความชิ้นนี้ เราได้พูดถึงวิธีการต่างๆที่จะช่วยให้คุณทำงานขณะเดินทางได้ รวมทั้งเรื่องบางอย่างที่คุณจำเป็นต้องทบทวน ก่อนที่คุณจะเดินทางออกนอกสำนักงานหรือบ้าน
ในหน้านี้
วางแผนสำหรับการเดินทางที่ใช้เวลาต่างกัน
ระยะเวลาของการเดินทางจะเป็นตัวกำหนดงานที่คุณวางแผนจะทำให้เสร็จและข้าวของที่คุณเตรียมจะพกติดตัวไปด้วย
ตัวอย่างเช่น ถ้าหากคุณต้องใช้เวลาสองสามชั่วโมงที่สนามบิน คุณน่าจะมีเวลาเหลือมากพอที่จะทบทวนข้อเสนอและใส่ความเห็นลงไปในเอกสารได้ แต่ในทางตรงข้าม ถ้าหากคุณต้องนั่งรถไฟเวลา 30 นาที คุณควรสนใจทำงานที่คุณสามารถทำเสร็จได้อย่างรวดเร็ว การทำพรีเซนเตชันให้เสร็จ หรือการอ่านและส่งอีเมล์ ก็คืองานที่คุณสามารถทำได้
ปัจจัยอีกอย่างหนึ่งที่จำเป็นต้องพิจารณาก็คือปลักไฟ ถ้าหากคุณอยู่ในห้องรับรองของสนามบินคุณจะใช้ปลักไฟได้ แต่ถ้าหากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ในรถเมล์หรือรถไฟ คุณจำเป็นต้องพึ่งพาพลังงานจากแบตเตอรี ซึ่งในกรณีแรกตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพกสายไฟติดตัวมาด้วย ส่วนในกรณีที่สอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แบตเตอรีชาร์ทจนเต็มแล้วก่อนที่คุณจะออกเดินทาง นอกจากนั้นคุณควรเตรียมแบตเตอรีสำรองเอาไปเผื่อด้วย
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
อ่าน ทบทวน และแก้ไขเอกสาร
คุณสามารถอ่านและทบทวนเอกสารได้โดยง่ายขณะที่คุณทำงานแบบออฟไลน์อยู่ แต่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ Briefcase หรือ Offline Files เพื่อที่คุณจะสามารถปรับความสอดคล้องของไฟล์ได้โดยง่ายเมื่อคุณกลับไปยังสำนักงานแล้ว ส่วนการใช้ระบบสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ตามรอยได้และระบบใส่ความเห็นจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้อ่านคนอื่นๆมองเห็นการเปลี่ยนแปลงได้
ใช้โน้ตบุกอ่านเอกสารให้ฟัง
ในบางครั้งขณะเดินทาง คุณอาจต้องอยู่ในที่แคบๆหรือพื้นที่ซึ่งมีแสงน้อย ดังนั้นการถือเอกสารหรือการมองจอโน้ตบุกในสภาพดังกล่าวอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยากอย่างมาก ถ้าหากคุณเจอสถานการณ์ดังกล่าว คุณสามารถใช้คุณสมบัติ text to speech (TTS) ในโน้ตบุกอ่านเอกสารให้คุณฟังได้ TTS จะมีประโยชน์อย่างมากถ้าหากคุณต้องเดินทางเป็นระยะเวลาสั้นๆเท่านั้น แต่อย่างไรก็ตามในขณะเดินทางคุณก็ยังมีโอกาสสร้างความคุ้นเคยกับเนื้อหาที่อยู่ในรายงานได้อยู่ดี อย่างไรก็ตามเรื่องนี้มีความสำคัญอย่างหนึ่งก็คือ จงอย่าลืมพกหูฟังติดตัวไปด้วย
สรุปแล้วก็คือ TTS ช่วยให้ระบบปฏิบัติการแปลงข้อความเป็นคำพูดได้ กลไก TTS ติดตั้งอยู่ใน Microsoft Windows XP อยู่แล้ว หรือคุณอาจจะหากลไกของบริษัทอื่นๆมาใช้ได้เช่นกัน กลไกบางชนิดยังมีการออกสำเนียงตามภูมิภาคหรือภาษาในท้องถิ่นได้ด้วย นอกจากนั้นยังมีกลไกบางชนิดซึ่งใช้แยกแยะคำศัพท์พิเศษ อาทิเช่นภาษากฎหมายหรือศัพท์ทางการแพทย์ได้ด้วย คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับแต่งเพื่อใช้ระบบแปลงข้อความเป็นคำพูดใน Windows XP ได้ที่นี่
วิธีการใช้ TTS ใน Microsoft Word
| 1. |
เปิด Microsoft Word |
| 2. |
ในเมนู Tools คลิกที่ Speech ซึ่งในครั้งแรกที่คุณเลือกใช้คำสั่งนี้ ระบบอาจจะขอให้คุณติดตั้งไฟล์รับคำสั่งโดยใช้เสียงที่เกียวข้องกับคุณสมบัติ Speech นี้ด้วย |
| 3. |
ในกรอบข่าวสาร คลิก Yes |
| 4. |
ถ้าหากคุณวางแผนที่จะใช้คุณสมบัติรับคำสั่งโดยใช้เสียงร่วมกับการใช้คุณสมบัติ TTS แล้ว ในกรอบ Office Speech Recognition ให้คลิก Next ถ้าหากคุณต้องการใช้คุณสมบัติ TTS เท่านั้น ให้คลิก Cancel
คุณจะสังเกตเห็นว่าทูลบาร์ Speech จะแสดงขึ้นมาและพร้อมที่จะใช้งานได้แล้ว
ใช้ทูลบาร์ Speech เพื่อรองรับการทำงานของ TTS
|
| 5. |
เปิดเอกสารที่คุณต้องการให้ระบบอ่านให้ฟัง จากนั้นคลิก Speak ถ้าหากต้องการหยุดชั่วคราวหรือหยุดการอ่านไปเลย คลิกที่ Pause Speaking หรือ Stop Speaking ตามลำดับ |
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
อ่าน ตอบ และส่งอีเมล์
ในขณะที่คุณเดินทาง ช่วงเวลาดังกล่าวถือว่าเหมาะมากสำหรับการอ่านอีเมล์ และคุณสามารถทำงานส่วนใหญ่ได้ขณะที่อยู่ในโหมดออฟไลน์ พอๆกับตอนที่คุณติดต่ออนไลน์และเชื่อมต่อกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ คุณสามารถอ่านและร่างข่าวสารอีเมล์ได้ ตรวจดูตารางปฏิทิน และจัดระเบียบอินบอกซ์ของคุณเอง ถ้าหากคุณเขียนอีเมล์ คุณเพียงแค่ใส่ข่าวสารที่เขียนเสร็จแล้วลงไปใน Outbox ข่าวสารดังกล่าวจะถูกส่งออกไปเมื่อคุณติดต่อออนไลน์แล้ว
คุณสามารถใช้ Microsoft Office Outlook หรือ Outlook Express เพื่อทำงานกับอีเมล์ของคุณได้ คุณสามารถศึกษาความแตกต่างและความคล้ายคลึงของ Outlook และ Outlook Express ได้ การทำงานแบบออฟไลน์โดยใช้ Outlook 2003
ถ้าหากคุณใช้ Microsoft Exchange Server ร่วมกับ Microsoft Office Outlook 2003 แล้วละก็ การใช้คุณสมบัติ Cached Exchange Mode จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างคล่องตัวมากขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงตัวแปรใดๆ คุณก็ยังคงสามารถทำงานร่วมกับอีเมล์และระบบปฏิทินต่อไปได้ขณะที่คุณไม่ได้ติดต่อกับระบบเครือข่ายอยู่
จากนั้นเมื่อคุณกลับมาติดต่อกับระบบเครือข่ายอีกครั้ง Outlook จะปรับความสอดคล้องของการเปลี่ยนแปลงให้โดยอัตโนมัติ โฟลเดอร์และรายการที่อยู่ในเซิร์ฟเวอร์และโน้ตบุกของคุณจะเหมือนกันอีกครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องสลับไปทำงานแบบออฟไลน์ หรือเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์อีก การทำงานทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คุณสมบัติ Cached Exchange Mode ได้ที่นี่
การทำงานแบบออฟไลน์โดยใช้ Outlook Express
ถ้าหากคุณใช้ Outlook Express คุณอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงตัวแปรอะไรบางอย่าง ก่อนที่จะทำงานแบบออฟไลน์ได้
วิธีการเซ็ตอัพการทำงานแบบออฟไลน์ของ Outlook Express ทำได้โดย
| 1. |
ในทาสต์บาร์ คลิกที่ Start ตามด้วย All Programs จากนั้นคลิกที่ Outlook Express |
| 2. |
ในเมนู Tools คลิกที่ Options |
| 3. |
ในหัวข้อ General ของกรอบ Options ให้ยกเลิกการกาเครื่องหมายหน้าหัวข้อ Check for new messages every "X" minute(s)
เลือกตัวแปรที่เหมาะสมในกรอบ Options |
| 4. |
ในเมนู Sending ของหัวข้อ Send ให้กาเครื่องหมายหน้าหัวข้อ Send message immediately |
| 5. |
ในหัวข้อ Connection ให้กาเครื่องหมายหน้าหัวข้อ Hang up when finished sending and receiving |
| 6. |
คลิก Apply แล้วคลิก OK เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงตัวแปร |
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
ท่องอินเทอร์เน็ต
แม้ว่าคุณสามารถใช้งานเว็บเพจในแบบออฟไลน์ได้ก็ตาม แต่การท่องอินเทอร์เน็ตที่แท้จริงหมายถึงคุณต้องสื่อสารกับอินเทอร์เน็ตให้ได้เสียก่อน คุณอาจจะเชื่อมต่อแบบไร้สายกับอินเทอร์เน็ตได้บางช่วงขณะที่คุณกำลังเดินทางอยู่ ขึ้นอยู่กับสถานที่และวิธีการที่คุณใช้เดินทาง ตัวอย่างเช่นในตอนนี้เทอร์มินอลของสนามบินและร้านกาแฟมักจะมีระบบสื่อสารแบบไร้สายกับอินเทอร์เน็ตให้ใช้งานได้ นอกจากนั้นสายการบินจำนวนมาก (อาทิเช่น SAS, Japan Airlines และ Lufthansa) ก็มีบริการสื่อสารแบบไร้สายให้เช่นกัน คุณควรตรวจสอบกับสายการบินว่าเที่ยวบินของคุณมีบริการสื่อสารแบบไร้สายกับอินเทอร์เน็ตหรือไม่
ถ้าหากคุณเจอสถานที่ซึ่งมีบริการแบบไร้สาย การใช้ Windows XP เพื่อเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายไร้สายจัดเป็นเรื่องที่ง่ายดายอย่างยิ่ง แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มใช้งานคุณควรสอบถามผู้ให้บริการเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย หรือข้อมูลอื่นๆที่คุณจำเป็นต้องใช้ก่อนเริ่มทำงานได้
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
แลกเปลี่ยนไฟล์และทำงานรวมกับเพื่อนร่วมงาน
ถ้าหากคุณเดินทางกับเพื่อนร่วมงาน คุณคงอยากแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกับพวกเขาในบางครั้ง ตัวอย่างเช่นขณะที่คุณเดินทางกับเพื่อนร่วมงาน คุณกับเพื่อนอาจต้องการช่วยกันทำพรีเซนเตชันก็เป็นได้
คุณสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้หลายแบบ แม้ว่าคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายไร้สายอยู่ก็ตาม
- สร้างระบบเครือข่ายแบบจุดต่อจุดขึ้นมา ระบบเครือข่ายประเภทนี้มีประโยชน์ถ้าหากคุณต้องการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกันเป็นเครือข่ายชั่วคราว สำหรับแลกเปลี่ยนไฟล์หรือติดต่อกับอุปกรณ์อื่นๆร่วมกัน ตัวอย่างเช่นถ้าหากคุณเดินทางกับเพื่อนร่วมงาน และต้องการทำพรีเซนเตชันร่วมกัน ระบบเครือข่ายแบบจุดต่อจุดจะใช้ได้ผลเป็นอย่างดี วิธีการสร้างระบบเครือข่ายแบบจุดต่อจุดก็คือ คุณต้องยกเลิกการเชื่อมต่อจากระบบเครือข่ายแบบมีสายและไร้สาย โดยภายในระบบเครือข่ายแบบจุดต่อจุด คอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องจะมีคุณสมบัติและความรับผิดชอบเท่ากัน วิธีการนี้แตกต่างจากโครงสร้างไคล์เอ็นต์เซิร์ฟเวอร์ที่คอมพิวเตอร์บางเครื่องจะใช้เป็นตัวให้บริการคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆโดยเฉพาะ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบเครือข่ายแบบจุดต่อจุดได้ที่นี่ แต่ก่อนอื่นคุณต้องสอบถามแผนกไอทีภายในบริษัทว่าคุณสามารถเซ็ตอัพระบบเครือข่ายแบบนี้ขึ้นมาได้หรือไม่
- โอนถ่ายไฟล์โดยใช้คีย์ USB: คีย์ USB เป็นอุปกรณ์พกพาสะดวกที่เสียบต่อแล้วใช้งานได้เลย ซึ่งบรรจุแฟลชเมมโมรีอยู่ในตัว อุปกรณ์ดังกล่าวมีขนาดเล็กพอที่จะติดเอาไว้กับพวงกุญแจได้ คีย์ USB จัดเป็นอุปกรณ์ที่เหมาะมากสำหรับการโอนถ่ายไฟล์อย่างรวดเร็ว คีย์ USB ไม่ได้บังคับให้คุณต้องบูตคอมพิวเตอร์ใหม่ เมื่อคุณนำเอาอุปกรณ์มาเชื่อมต่อ นอกจากนั้นอุปกรณ์ดังกล่าวยังไม่จำเป็นต้องใช้แบตเตอรีหรือพาวเวอร์ซัพพลายภายนอกอีกด้วย แถมที่ดีที่สุดก็คือคีย์ USB ไม่ได้ผูกติดกับระบบปฏิบัติการชนิดใดชนิดหนึ่งอีกด้วย ค้นหาอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล USB ได้ที่นี่
- แลกเปลี่ยนไฟล์โดยใช้ Infrared Data Transmission โน้ตบุกส่วนใหญ่ยอมให้คุณแลกเปลี่ยนไฟล์โดยใช้อินฟราเรดได้ ตัวอย่างเช่นถ้าหากเพื่อนร่วมงานต้องการเรียกใช้ไฟล์ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถสั่งงานระบบสื่อสารอินฟราเรดระหว่างคอมพิวเตอร์สองเครื่องได้ อย่างไรก็ตามการใช้ระบบสื่อสารอินฟราเรดก็มีข้อจำกัดเช่นกัน นั่นก็คือมันจำกัดการทำงานในระยะสั้นๆ (โดยปกติไม่เกิน 3 ฟุต) โอนถ่ายข้อมูลได้ช้า และเซ็ตอัพยุ่งยาก คอมพิวเตอร์สองเครื่องต้องตรงกันจริงๆจึงจะโอนถ่ายข้อมูลได้อย่างมีเสถียรภาพ ข้อมูลที่ส่งผ่านระบบสื่อสารอินฟราเรดไม่ได้มีการเข้ารหัส ถ้าหากคุณกังวลเกี่ยวกับระบบรักษาความปลอดภัย คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์สองเครื่องใกล้กันให้มากที่สุด ตรวจสอบคอมพิวเตอร์ของคุณว่าเป็นเครื่องมีระบบสื่อสารอินฟราเรดหรือไม่ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างระบบสื่อสารอินฟราเรดระหว่างคอมพิวเตอร์สองเครื่องได้ที่นี่
ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า
ฟังเพลงและดูดีวีดี
การใช้สื่อข้อมูลมัลติมีเดียจะช่วยให้คุณทำงานแบบออฟไลน์ได้นานขึ้น อาทิขณะที่คุณอยู่บนเครื่องบินเป็นต้น อย่างไรก็ตามก่อนที่คุณจะชมภาพยนตร์เรื่องโปรดหรือฟังเพลงในโน้ตบุกของคุณ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจเสียก่อนว่าโน้ตบุกมีพลังงานเหลือมากพอที่จะดูหนังฟังเพลงได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการพลังงานใน Windows XP ได้ที่นี่
เมื่อคุณแปลงโน้ตบุกให้กลายเป็นอุปกรณ์สร้างความบันเทิง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพกหูฟังติดตัวมาด้วยและปฏิบัติตามคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อยืดอายุการใช้แบตเตอรี
- ปรับความสว่างของหน้าจอให้ลดลง
- ปิดระบบสื่อสารไร้สาย
- ถอดอุปกรณ์ต่อพ่วงที่ไม่จำเป็นออกจากสล็อท PC Card
- ปิดโปรแกรมที่ไม่ได้ใช้
- สร้างและใช้รูปแบบระบบจัดการพลังงานลักษณะเฉพาะตัว: Windows XP มีรูปแบบการจัดการพลังงานหลายแบบที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อลดอัตราการใช้พลังงานของอุปกรณ์ต่อพ่วงบางชนิดหรือในคอมพิวเตอร์ทั้งหมดได้ แนวทางที่คุณเลือกควรกำหนดว่าห้ามปิดจอภาพและห้ามโน้ตบุกเข้าสู่โหมดสแตนบายด์ และห้ามปิดการทำงานของฮาร์ดดิสก์ด้วย
วิธีการสร้างรูปแบบการใช้พลังงานลักษณะเฉพาะตัว
| 1. |
คลิกที่ปุ่ม Start ในทาสต์บาร์แล้วคลิก Control Panel |
| 2. |
ใน Control Panel คลิกที่ Performance and Maintenance |
| 3. |
ในวินโดวส์ Performance and Maintenance คลิก Power Options |
| 4. |
ในหัวข้อ Power Schemes ของกรอบ Power Options Properties คุณสามารถสร้างรูปแบบการใช้พลังงานลักษณะเฉพาะตัวของคุณเอง จากนั้นเซฟภายใต้ชื่อที่อ่านแล้วเข้าใจได้ง่าย
ใช้กรอบ Power Options Properties เพื่อสร้างรูปแบบการใช้พลังงานเฉพาะขึ้นมา |
การเตรียมการเพิ่มใช้ประโยชน์ขณะที่คุณกำลังเดินทางจะช่วยให้คุณเดินทางไปถึงเป้าหมายพร้อมกับพอใจที่รู้ว่าคุณสามารถทำงานบางอย่างในขณะเดินทางได้ด้วย
..................................................................... | 
